С задачей составления плана мероприятий рано или поздно приходится столкнуться любому руководителю. Даже если таковой имеется в голове, перенос его на бумагу порой вызывает затруднения. К тому же часто требуется знать не только то, как составить план мероприятия, но и то, как защитить его перед вышестоящим начальством.

План мероприятий - что это такое?

Так называется документ, в котором ставятся цели и описываются конкретные действия для их достижения с указанием сроков выполнения. Кроме того, им обязательно предусмотрено определение лиц, ответственных за выполнение тех или иных прописанных действий.

Составлять план мероприятий можно для конкретных событий либо на тот или иной период работы компании или ее подразделения. Мероприятия в общем случае могут быть разовыми и регулярными, для последней категории принято составлять регламенты проведения. Например, как составить план мероприятий по устранению нарушений дисциплинарного характера?

Любой вновь затеваемый проект обязательно требует составления четкой схемы. Это связано с трудностями в организации работы большой массы людей. Чтобы каждый из работников уяснил свои обязанности, ему требуется обстоятельно прописанная инструкция, основы которой как раз и закладываются в плане мероприятий.

А он точно нужен?

Это занятие - написание плана - отнимает немало времени, и порой возникают вопросы в его целесообразности. Следует четко понимать, что для правильности выполнения любого процесса необходимо учесть все мелочи и предусмотреть возможные неожиданности.

Особенно важно иметь план мероприятий для грамотной организации финансовой стороны дела. Переводя будущий проект на язык цифр, вы сталкиваетесь с необходимостью просчитывать каждую статью расходов. Составляя план, важно придерживаться принципов экономии, использовать имеющиеся в наличии ресурсы как можно более рационально.

Если цель поставлена сложная, включающая в себя целый комплекс мероприятий, то отсутствие заранее написанного, четко продуманного плана может привести к полному хаосу. Каждый новый этап дела придется проводить локально, на что уйдет гораздо больше сил и времени. При таком дробном подходе к делу велик риск утерять общее направление деятельности и завязнуть в большом количестве малозначимых деталей.

Как именно он составляется

Как составить план мероприятия? При всём огромном многообразии они имеют примерно одинаковую структуру и состоят из похожих пунктов с идентичными по смыслу терминами, которые включают в себя следующие понятия:

• Цель - планировка мероприятий, конкретных результатов которого мы желаем достичь. Это основа всего составляемого плана.
• К самим мероприятиям относятся те действия, которые должны привести к достижению ожидаемых результатов.
• Под результатом подразумевается то, чего мы желаем добиться после выполнения запланированного. Выражаться он должен в конкретных показателях, измеряемых цифрами и четко прописанными достижениями.
• Сроки - это те временные рамки, в которые следует уложить все планируемые мероприятия. Если речь идет о регулярно повторяющихся событиях, следует прописать их периодичность.
• Под ресурсами понимаются все материальные, технические, денежные активы, выделенные на проведение задуманного.
• Ответственными лицами именуют тех, кто руководит мероприятием и отвечает за его результаты. В качестве таковых могут выступать отдельные сотрудники или целые подразделения компании (организации).

Важным моментом является определение единых критериев поставленной цели с учетом согласования интересов разных подразделений и экономической целесообразности.

Планы в различных сферах

Рассмотрим, как составить план мероприятия на конкретных примерах.

Предположим, вы руководитель определенного учреждения. Как составить план мероприятий по охране труда?

Алгоритм действий в данном случае выглядит так: работодателем должна быть создана служба по охране труда либо назначено лицо, ответственное за данную работу. Всё это фиксируется соответствующим приказом. План мероприятий представляет собой перечень того, в чём организация испытывает объективные потребности согласно специфике конкретного производства. При этом необходимо учитывать имеющиеся технические возможности.

Составляется план на конкретный год с отражением расчётных сроков на проведение каждого из пунктов. В нём обязательно фиксируются фамилии и должности тех сотрудников, которые отвечают за отдельные этапы. Утверждается такой план коллективным договором или соглашением по охране труда, принимаемым в качестве приложения к нему.

Что он содержит

Список может сильно отличаться в зависимости от условий работы той или иной организации, предприятия, учреждения. Пункты, включаемые в него, могут в общем случае иметь следующий вид:

• оценка условий трудовой деятельности и перечисление необходимых мер по ее результатам;
• мероприятия по технологическому переоборудованию;
• приобретение средств защиты для сотрудников;
• проверка и модернизация средств защиты и сигнализации;
• установка автоматизированной системы контроля;
• механизация процессов очистки и работы с отходами, а также обработка опасных и вредных веществ.

• модернизация вентиляционной системы;
• проверка и оптимизация нужного уровня освещения;
• разработка и установка оборудования для организации отдыха людей и обеспечения питьевой водой;
• приобретение необходимых средств защиты и их хранение;
• проведение инструктажей и обучения персонала технике безопасности и охране труда;
• обучение людей приемам первой медицинской помощи;
• проведение регулярных врачебных осмотров, а также оздоровительных и спортивных мероприятий для сотрудников и т. п.

Займемся охраной природы

Другой пример - составление плана мероприятий по охране окружающей среды. При проектировании и возведении любого объекта данный документ является обязательным и включает в себя не только цифры, но и схемы и диаграммы.

Разработка его ведется на основе чертежей объекта, схематической планировки того населённого пункта, где он расположен, генпланов близлежащих предприятий. В нём должны быть учтены требования закона по сохранности природных ресурсов.

Как составить план мероприятий по охране природы? Основные его пункты - это список действий, цель которых - защитить окружающую среду, и перечень ожидаемых результатов. Первая (основная) часть плана должна включать в себя работу по выяснению уровня вреда, причиняемого объектом природе. Далее - действия, способные ликвидировать или свести к минимуму данные негативные влияния.

Что еще он включает

Третий важный пункт - подробная смета, учитывающая все расходы на осуществление запланированных мероприятий. Обязательным приложением данной документации должна служить карта-схема с обозначением окрестных территорий, которые могут пострадать от деятельности предприятия или в результате теоретически возможной аварии.

Предполагаемая результативность планируемых действий определяется путём аналитических экспертных оценок, примерно определяющих степень будущего вредного воздействия объекта. Специалистами также предлагаются методы уменьшения ожидаемого негатива, что непременно должно найти отражение в составляемом плане.

Другой пункт документа обязан содержать конкретные данные по расчёту объёма производственных отходов с установкой их допустимого количества и способы уменьшения выбросов.

Как составить план мероприятий по ГО

Если предстоит разработать план мероприятий гражданской обороны, предварительно следует изучить указания руководства и уточнить распоряжение начальника ГО района. Руководителю организации перед разработкой подобного документа следует связаться с военным комиссариатом и выяснить данные по поставке необходимой техники и заключениям, принятым для возможных случаев стихийных бедствий или серьезных аварий.

На основе данных указаний следует начинать разрабатывать планы для конкретного учреждения или организации. Главное условие - отражение реальных и обоснованных с научной точки зрения мероприятий. Следует учитывать обстановку в случае возможного применения оружия потенциальным противником, на основе чего можно будет рассчитать необходимое количество средств и применяемых сил для ликвидации опасных последствий и налаживания трудовой деятельности объекта.

Весь комплекс запланированных действий должен быть тщательно продуман с целью оптимизации затрат сил, времени и средств и избегания необоснованных потерь людей и техники.

Где они составляются

Планы могут относиться к больницам, предприятием ЧС и экономики. Они могут касаться учреждений образования, культуры либо здравоохранения. Такие планы заведуют защитой населения в военное время либо составляются на случай аварий или непредвиденных стихийных бедствий.

Следующий пункт - планомерность и приведение объекта в готовность с указанием последовательности выполнения каждого из действий. Если речь идет о мирном времени, следует предусмотреть мероприятия, цель которых - предупредить чрезвычайные ситуации, а также ликвидировать последствия уже случившихся.

План работы по гражданской обороне каждого объекта должен быть включён в перечень основных мероприятий по защите населения на текущий год. Цель такого планирования - организованный перевод в условия военного времени, теоретическая необходимость в котором должна учитываться по определению.

Планом гражданской обороны обязательно должны располагать учреждения, подразумевающие массовое пребывание в них людей. Необходимость наличия такого плана диктуются возможностью террористических угроз и направлена на повышение эффективности экстренных мероприятий и организации аварийно-спасательных работ.

Отправляемся в лечебно-профилактическое учреждение

Планы мероприятий составляются в самых разных сферах. Если, допустим, по роду служебных обязанностей вам предстоит составить план дезинсекционных мероприятий в ЛПУ, следует прежде всего проанализировать обстановку на предмет ключевых моментов, требующих внимания руководства именно в данной сфере.

Такой план может состоять из организационных мероприятий, включающих выступления и лекции для медперсонала по профилактике инфекционных заболеваний с организацией зачетов, проведение и контроль качества работы дезинфекционного и стерилизационного характера, генеральных уборок в каждом из отделений, выявление случаев инфекционных заболеваний и проведению комплекса противоэпидемических мероприятий.

Планом должны быть предусмотрены административные обходы всех подразделений с целью проконтролировать соблюдение санитарно-гигиенического режима, составление графика мероприятий по дезинсекции и дератизации, проведение необходимых санитарно-микробиологических лабораторных исследований. В перечень действий обязательно должно быть включено обеспечение, ремонт или замена медицинского оборудования, внедрение новых методов стерилизации и дезинфекции. Кроме того, необходимо запланировать мероприятия по подготовке помещений к отопительному сезону, систематическому обеззараживанию воздуха, проветриванию палат и соблюдению температурного режима.

Должен быть предусмотрен достаточный запас лекарственных и дезинфицирующих средств, проведены профилактические беседы среди пациентов о предупреждении инфекционных заболеваний и необходимости здорового образа жизни.

Как составить план мероприятий общешкольного родительского комитета

Планы мероприятий часто разрабатываются в сферах общественного контроля. В качестве примера можно рассмотреть работу школьного родительского комитета. Целью его деятельности является активное участие в школьной жизни, помощь педагогическому коллективу, организация разнообразных мероприятий с детьми.

Родительский комитет избирается общим собранием на период, равный обычно одному учебному году, и ему предстоит решать задачи по выявлению потребностей и интересов школьников, определению путей их достижения и составлению соответствующей программы.

Как составить план мероприятия в школе? Чем именно должен заняться родительский комитет? Перечень может заключаться в проведении запланированных родительских собраний в классе с формированием школьного актива, оформлении информационных стендов, работе с неблагополучными семьями, подлежащими внутришкольному учету. В данном случае задачей родительского комитета является беседа с теми из родителей, которые не в состоянии обеспечить нужный контроль за поведением и учебой детей.

О чем не следует забывать

План должен предусмотреть составление графика проведения собраний, организацию школьного питания, вопросы медицинского обслуживания и выполнения санитарно-гигиенических мероприятий. В нём может затрагиваться вопрос школьных субботников с привлечением родителей, а также организация круглых столов, профориентационных мероприятий и родительских консультаций.

Отдельным пунктом обязательно должно быть включено информирование школьного руководства о принятых комитетом решениях и ходе их выполнения.

Как правило, в план мероприятий родительского комитета включаются вопросы итоговой аттестации старшеклассников, встречи с учителями с целью консультаций. Согласно плану, родителей также привлекают к внеклассным мероприятиям и спортивным соревнованиям в рамках всей школы или отдельного класса.

Дополнительным пунктом может быть награждение родителей за успехи в деле воспитания и активное участие в школьной жизни.

При подготовке любого корпоративного мероприятия, организатор проходит через следующие этапы:

1. Определение целей и формата мероприятия
2. Поиск исполнителя
3. Поиск площадки
4. Детальное планирование мероприятия
5. Команда для мероприятия и распределение ролей
6. Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия)
7. Собственно проведение мероприятия
8. Разбор полетов, орг. выводы

Коротко о каждом из этих этапов

1. Определение целей и формата мероприятия

Первое, с чего всегда надо начинать, — четко спросить у себя:

• Чего конкретно я хочу добиться проведением этого мероприятия? (сплотить людей в команду, приятно провести время, донести новую информацию)
• Для кого (какой целевой аудитории) устраивается мероприятие (сравните – мероприятия для студентов; для руководителей крупных климатических фирм – мужчин возрастом за 40 лет; для женщин от 20 до 50 в праздник 8 марта).
• какой формат мероприятия больше подойдет данной группе и для решения конкретных задач (конференция, тимбилдинг, вечеринка, многофункциональное – такое, как съезд дилеров)

Определив цели и аудиторию, нужно следовать им при планировании и проведении мероприятия до конца, не отвлекаясь на свои личные пристрастия и привязанности (а также и вашего босса).

2. Поиск исполнителя

Когда цели ясны, надо найти исполнителя. Принципиально решите, кто Вам нужен – агентство, которое сделает все под ключ (придумает идею и сценарий, найдет исполнителей) или просто поставщик сырья (номеров, ведущих, оформителей – при вашем сценарии и полной ответственности). Мы всегда старались найти грамотных исполнителей – таких, которые дадут хороший совет и помогут составить сценарный план.

Оба варианта имеют право на существование – все зависит от Вашего знания рынка и опыта работы по организации мероприятий. Например, при проведении первого Road-Show, мы пользовались услугами агентства – оно занималось проработкой маршрута (выбор и стыковка рейсов, выбор гостиницы, проработка меню, все договоренности) и даже координатор агентства бегал, пока мы прорабатывали детали завтрашнего выступления, общались с дилерами и анализировали результаты. Второе Road-Show мы уже делали сами: благо опыт был приобретен, авиаперелеты мы прорабатывали через сайт www.polets.ru , ж/д переезды – через сайты www.mza.ru , а координатор из своих более жестко пресекал попытки команды воспринять работу как отдых.

3. Поиск площадки

После того, как Вы определились с формой мероприятия, необходимо выбрать место его проведения, «площадку». Площадка – не просто место, но и набор возможностей, который может не только подкорректировать, но даже и изменить формат мероприятия. Даже если мы будем сравнивать пансионаты (см. сайт www.pansions.ru), увидим, как серьезно они отличаются набором своих возможностей: у этих есть бассейн, у других — шикарный зал для проведения вечеринки, здесь табоган, лошади, лыжи, у других есть специально оборудованное место для командных игр и партнеры для их проведения, другой пансионат расположен на воде – прогулка на катере, водные соревнования, водные лыжи.

Единственный совет – при выборе площадки не рассчитывать только на мнения исполнителя, но всегда лично смотреть площадки (запланировать на поездки 1-2 дня), фотографировать все возможности, все номера, в которых будут проживать ваши гости, пробовать меню, собрать все прайс-листы. Если речь идет о площадке в регионах – спросить своих дилеров (гостиница, конференц-зал), если за границей – поискать отзывы и спросить людей, которые там были.

4. Детальное планирование мероприятия

Теперь, когда Вам известны все базовые элементы, которые будут входить в состав мероприятия, Вам необходимо составить детальный план мероприятия.

Чем масштабнее мероприятие – тем более тщательно готовятся планы и тем больше конкретных документов Вам придется сделать.

Вот неполный список документов, которые присутствует при подготовке дилерского съезда одной из компаний:

1. Общий план мероприятия – основной документ организатора, где по минутам отражено трехдневное мероприятие (с пятницы – по воскресенье).
   Присутствуют следующие пункты:
   • Дата и время
   • Конкретный этап мероприятия: например, Соревнования в Академии Приключений, Подготовка к расселению в пансионате, Расселение в Пансионате, Конференция, Свободное время, Банкет, Круглые столы, Шашлыки, Отъезд и т.д.
   • Название конкретного мероприятия, входящего в тот или иной этап – например, в рамках конференции – регистрация, сама конференция, кофе-брейки, регистрация на программу отдыха и т.д.
   • Подготовка – что надо сделать до мероприятия, чтобы оно не сорвалось
   • Описание – краткое описание самого мероприятия
   • Ответственный – конкретное лицо, которое отвечает за реализацию мероприятия
   • Список участников – лица, принимающие участие в организации этапа мероприятия, находящиеся в подчинении ответственного за данный этап
   • Документы и материалы – документы и материалы, которые нужны для организации. Например, для рассадки по автобусам – нужны таблички или флаги компании на автобус + списки отъезжающих (а кто-то поедет на своем транспорте); для расселения по номерам – нужны списки расселения по номерам;
     Пример: Общий План. Пример , План мероприятий Теплохолод
2. План мероприятия со списком решаемых задач для компании-Исполнителя;
   Пример: План для исполнителя
3. Программа мероприятия и план конференции для гостей;
4. Табличка с расселением по номерам (кто и где живет);
5. Список мобильных телефонов дилеров;
6. Список номеров машин гостей – для передачи на охрану;
7. Таблички и указатели;
8. Шаблоны приглашений для гостей со схемой проезда;
9. Форма для фиксирования окончательного списка участников (не все приглашенные готовы приехать);
10. Опросная форма для выявления интереса к тем или иным научным темам;
11. Меню на завтрак, обед и особенно – на банкет;
12. План проведения банкета;
13. Список номинаций для награждения на банкете;

Конечно, и список неполный, и он будет свой у каждого организатора. Для того, чтобы подготовить мероприятие, кроме опыта каждый раз требуется решать одну и ту же задачу: мысленно пройти все мероприятие от первого до последнего момента.

5. Команда для мероприятия и распределение ролей

Любой организатор знает, что в одиночку, без команды, сделать что-нибудь серьезное достаточно сложно. Именно поэтому, даже вчерне написав план мероприятия – Вы должны четко определиться, кто Вам будет помогать в реализации проекта. Люди должны быть авторитетные, морально устойчивые (чтобы не напились и другим не дали). Людей должно хватать для мероприятия – именно поэтому, составляя детальный план, смотрите, чтобы один и тот же человек не оказался у вас в двух местах одновременно. Соразмеряйте силы – не ставьте молодую девушку для сбора 40-летних мужиков после спорта и подогретых пивом с водкой. Обязательно предусматривайте непредвиденные ситуации – должен быть человек для защиты от мордобоя, должен быть непьющий, которые в случае чего (стало плохо отдыхающему) отвезет в больницу, нужны люди для выноса призов и т.д. и т.п.

6. Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия)

У каждого своя форма контроля хода подготовки к мероприятию: кто-то делает в табличке xls календарный график подготовки, кто-то пользуется для этого Outlook-ом.

Важно, чтобы это делалось – и чтобы ни один из моментов не был забыт по недоразумению. Форс-мажоры сами Вас отыщут, не стоит их создавать искусственно.

Важный момент – не забудьте перед мероприятием устроить собрание для организаторов – еще раз все проговорить и решить сложные вопросы.

7. Работа во время мероприятия

Во время мероприятия – главное, четко следовать планам и иметь возможные варианты и дополнительных (резервных) людей на тот случай, если графики сместились и кто-то заболел. Держите под рукой мобильники Исполнителей и ответственных людей из Вашей команды. Организатор – «ничего не делает», ходит со своей папочкой и все контролирует. Все вертится вокруг него, он спокоен и невозмутим, следит за графиком и убивает всех, кто этот график нарушают. Жесткая субординация и никаких самостоятельных решений исполнителями, если они идут вразрез «генеральной линии».

8. Разбор полетов, орг. выводы

Календарное завершение мероприятия для организатора ни в коем случае не означает, что мероприятие для него уже закончилось. Обязательным продолжением следует раздача кнутов и пряников, сбор отзывов, выводы – короче говоря то, что обычно называют «Разбор Полетов».

Проводится «разбор полетов» в несколько этапов и для разных аудиторий.

Первое – по горячим следам и в рамках группы организаторов. То есть через 1-2 дня после окончания мероприятия группа организаторов извлекает подробные планы по мероприятию и очень скрупулезно, шаг за шагом, с мазохистическим удовольствием проходят все мероприятие, как оно развертывалось во времени.

Для удобства предлагаем составить табличку, где будут следующие пункты:


• Название (например, такой этап мероприятия как расселение)
• Проблема (описание проблемы)
• Причина (кто виноват, в том числе обращают внимание на себя: ошибка исполнителя, ошибка организатора и указание, какого рода именно ошибка)
• Выводы на будущее
• Примечания и комментарии

  В конце таблицы делаются как предварительные общие выводы, так и выводы по персоналиям. Задача данного этапа – подготовка Собрания с конкретной оценкой работы всех, в том числе и себя, для раздачи кнутов и пряников, а также подготовка предварительных выводов для корректировки концепции мероприятия, его планирования и проведения.

Вторым этапом является Общее Собрание всех участников, где, во-первых, все получают по заслугам (и в хорошем смысле тоже), а также происходит уже общее обсуждение прошедшего мероприятия и собираются мнения на будущее.

Обсуждению подвергается сама концепция и форма мероприятия, что в принципе удалось/не удалось, затем идет поэтапный виртуальный прогон мероприятия во времени с общей оценкой работы групп лиц и конкретных персон. По ходу обсуждаются варианты улучшения концепции и работы.

Разбор идет не только по негативке, но и по позитивке (а также обсуждаются варианты, которые по хорошему стечению обстоятельств (а не из-за ума организаторов) не оказались негативкой. Например, погода при проведении пейнтбола зимой (мероприятие для корпоративного духа) была –5С (оптимально), все прошло удачно, но могло бы быть и хуже).

Собрание проводится при содействии руководства, которое подтверждает своим авторитетом выводы организаторов. Все, что говорится на собрании, тщательно записывается и потом анализируется организаторами.

Третий этап – это редактирование документа «Разбор Полетов» на основе собранной информации на собрании, а также на основе сбора отзывов от участников (как устных, так и письменных).

Для сбора отзывов можно разослать небольшую анкетку как общего содержания, так и конкретно по интересующим вопросам.

Если есть возможность, после написания документа привлеките к разбору полетов стороннего специалиста, имеющего опыт в планировании и проведении данных мероприятий. Пусть критика будет для вас и не приятной и ваш критик скажет те вещи, о которых вы и так знаете. Тем лучше – подтвердите собственные мысли и узнаете еще много интересного о себе и об окружающих:)

Наибольшее внимание следует уделять отрицательным и конструктивным отзывам, в положительных надо понять, что именно удалось и является это случайностью или закономерностью.

После подготовки развернутого документа Организаторской Группой делаются выводы, которые посвящены уже не деталям проведения конкретного мероприятия (кто когда не подал чай), а таким вещам, как правильность выбора концепции мероприятия и его формы проведения, организация планирования, формы документов, количество и качество организаторов, выбор место и фирмы для сотрудничества.

Например, если многодневное мероприятие, целью которого было поднять корпоративный дух и провести обучение, выполнило только одну функцию, что было неправильно в плане? Может быть, Круглые столы после банкета? Почему по подготовленным документам нельзя было работать? Не были ли они слишком трудны для восприятия или, например, напечатаны слишком мелким шрифтом? Что следует сделать для их исправления?

1. Планирование мероприятия
2. Формы документации
3. Приглашения, количественный состав
4. Организация приезда / отъезда
5. Организация развлекательной части
6. Организация информационной части
7. Находки мероприятия
8. Общие пожелания и предложения
9. Выводы по персонам и группам персон (или по фирме-организатору)

Понятно, что конкретное наполнение пунктов может быть различным.
Сама форма делается для удобства при следующем планировании и проведении мероприятия. Главное, чтобы в следующий раз перед началом мероприятия были бы сделаны правильные выводы и Вы не наступили второй раз на свои любимые грабли.

Вам понадобится

• - примерный список художественных номеров и их хронометраж;
• - примерный список оборудования и реквизита;
• - список ответственных за каждый номер программы.

Инструкция

Укажите название документа, который вы составляете. Под словами «сценарный план » напишите название мероприятия, место проведения, время начала и окончания. В этой же части должны быть фамилии и имена ответственных за организацию праздника, за художественное оформление, подготовку реквизита, музыкальное сопровождение. Укажите также ведущих.

Отметьте, что будет происходить на сценической площадке и в зале перед началом праздника. Это может быть, например, встреча гостей. Отметьте, какая музыка должна звучать, что делают в этот момент гости и персонажи. Гости могут смотреть выставку, рассаживаться за столики, участвовать в лотерее и т.д. Персонажи их встречают, проводят розыгрыши или игровые программы по подгруппам.

Составьте таблицу. В первом столбце вы будете писать время, во втором - содержание того или иного этапа праздника, в третьем - какие нужны музыкальное сопровождение и реквизит. Слова ведущего можно вносить во второй столбик, но иногда лучше сделать для них отдельную графу.

В первую графу впишите точное время начала праздника. Расскажите, что в это время должно происходить. Например, могут прозвучать фанфары, погаснуть свет или пробить часы. Укажите, что в это время происходит на сцене, появляется ли там ведущий или персонаж и что говорит.

Впишите время начала следующей фазы праздника. Это могут быть поздравления руководителей, драматизация, торжественная песня или что-либо другое, на ваше усмотрение. Проставьте хронометраж и не забудьте предупредить выступающих, сколько им отводится времени на торжественные речи.

Точно таким же образом опишите остальные части. Решите, нужно ли вам делить каждый период на более мелкие фрагменты. Это имеет смысл, если в торжестве участвует много коллективов, которым нужны разные костюмы, музыка и реквизит. Но отдельные номера можно объединить и в блоки, назначив ответственного за каждую часть программы.

Если в программе предусмотрены игры и конкурсы, обозначьте просто блоки и примерное время. Составьте предполагаемый список игр. Укажите, кто будет их проводить, под какое сопровождение и с какими предметами. Если предполагается деление на команды, об этом тоже стоит сказать.

Если есть перерыв, определите его начало и окончание. Напишите, что делает в это время публика. Не забудьте упомянуть и о том, какая фонограмма нужна. Некоторые моменты подробно расписывать не обязательно. Если, например, предполагается выступление профессионального коллектива с большой концертной программой, укажите только время начала и окончания выступления. Все остальное артисты подготовят сами. То же самое касается заказанных в другой организации и фейерверка.

Обратите внимание

Распечатайте сценарный план в нескольких экземплярах. Он обязательно должен быть у организатора, ведущего, звукорежиссера и оформителя.

Источники:

• http://www.gostika.ru/index.php?plan=2
• как написать сценарий игры
• Как написать план развития отдела

Составляя план мероприятий , обязательно учитывайте время на подготовку. Даже самая простая конференция на пять-десять человек требует четкой организации и тайминга. Кроме того, отделу будет гораздо легче работать, имея на руках предварительный план .

Инструкция

Пишите план мероприятий сразу на год. Это позволит, во-первых, рассчитать примерный бюджет. Во-вторых, распределить объем работ между сотрудниками. В-третьих, если план ируется привлечение спонсоров, вы отправите им сразу полный список, чтобы они выбрали акцию на свой вкус.

Разбейте план мероприятий по месяцам. Первыми впишите ежегодные, постоянные. Затем новые, которые раньше не проводились. Лучше делать таблицу в Excel. Это позволит редактировать план по мере добавления новых акций.

В таблице сделайте семь столбцов и столько строк, сколько заплан ировано событий. Первый столбец - порядковый номер. Обозначьте его просто №. Второй - название мероприятия. Третий - дата проведения. Четвертый -

Всем здравствуйте!

У каждого человека в жизни бывает множество моментов связанных с торжествами. Праздники вообще классное времяпровождение, поэтому к проведению праздника стоит подойти с умом, и обязательно составить план его проведения.

Теперь приступим к детальному составлению плана проведения праздника, и первое о чем стоит побеспокоиться — это место его проведения.

Место проведения праздника

В зависимости от места проведения праздника в план организации праздника следует внести свои коррективы. Площадка для проведения праздника может быть организована в разных местах.

Первый вариант это арендованное помещение, кафе, клуб, кофейня или ресторан.

Если вы решили арендовать помещение то следует сразу оговорить с его владельцами вопросы его украшения, музыкальной аппаратуры, ди-джея, меню с напитками и закусками.

Возможно, условия предоставления этих услуг хорошо впишутся в бюджет проведения мероприятия, и вы займетесь остальной подготовкой.

Вторым вариантом для места проведения праздника может оказаться природа. Выехать на мероприятие на природу, будь то в лес или на водоем, да хоть посреди поля – это великолепная идея.

При проведении мероприятия на природе следует позаботиться об укрытиях на случай непогоды, также стоит продумать вопрос об автономном энергоснабжении, если планируется организовать большой праздник.

Ну и третий вариант: можно запланировать проведение праздника у себя дома, данный вариант подойдет, если вы живете в своем доме, или у вас имеется загородный дом. Мне он больше всего по душе, так как я живу в доме.

Выберите првильное время

Обязательно просчитайте начало проведения мероприятия. Причем при назначении времени учтите следующие моменты:

Первое: Удобство для гостей – сюда учтите окончание рабочего времени, время на подготовку к походу на праздник, дорогу до места его проведения.

Второе: Обстоятельства, от которых зависит начало мероприятия (в том случае если праздник привязан к какому либо времени суток)

Третье: Время работы транспортных организаций, ведь не у всех есть автомобили, кто-то поедет к вам на общественном транспорте.

Когда время начала праздника запланировано — обязательно предупредите всех гостей, например, разошлите или развезите пригласительные, или просто всех обзвоните по телефону.

Теперь наступило время запланировать бюджет праздника

Бюджет мероприятия

Бюджет мероприятия зависит от следующих факторов:

1. численность гостей , — исходя из численности будут варьироваться затраты на еду и напитки, а также количество подарков.

2. меню праздника – нужно грамотно продумать меню праздника и скорректировать финансы в зависимости от того какую вы будете подавать еду и что будете пить (если будете).

3. Исходя из программы праздника и наличия и количества конкурсов — запланируйте траты на призы и подарки победителям этих конкурсов.

4. Обязательно придумайте какой-либо сюрприз на праздник, не забудьте учесть расходы на него.

5. Украшение площадки тоже может повлиять на бюджет мероприятия.

Следующим этапом составления плана организации праздника будет:

Распределение обязанностей

При распределении обязанностей следует выбрать ведущего, который будет корректировать ход праздника и направлять его, при необходимости, в нужное русло.

На его плечи также ляжет обязанность соблюдать своеобразный регламент проведения мероприятия (время проведения конкурсов подача определенных блюд, коррекция работы ди-джея) в общем, ведущего нужно выбрать толкового и заводного.

Назначьте также ему пару помощников из гостей, только предупредите их заранее.

Организуйте музыкальное сопровождение. Заранее подготовьте необходимую музыку, обговорите, не нужна ли ведущему какая либо музыка для программы проведения праздника.

Может так оказаться, что нужны различные минусовки или какая-нибудь песня, которую некогда будет потом искать. Также посмотрите как может повлиять на настроение.

Как вариант можно нанять ди-джея, но ему тоже стоит переговорить с ведущим за пару дней до праздника, чтобы он подготовился.

Наймите фотографа или попросите кого-либо из знакомых, обладающих навыками фотографирования, для организации фотосъемки праздника. Поверьте просматривать в дальнейшем хорошие фото всегда приятно.

Видеосъемку мероприятия тоже можно организовать, но это на любителя, часто бывает достаточно фотографа.

Составление программы

Совместно с ведущим разработайте программу проведения праздника, тщательно продумайте регламент проведения мероприятия.

В программу праздника включите взаимодействие гостей друг с другом, например проведение конкурсов, соревнований, проигрывание смешных сценок, в общем, проявите фантазию или воспользуйтесь интернетом. Придумайте какой-либо сюрприз на праздник.

После составления программы организуйте взаимодействие ведущего, ди-джея, и помощников ведущего.

Ну и наконец, когда праздник наступил, то празднуйте его с душой, не лейте в себя тоннами алкоголь, участвуйте во всех конкурсах, не волнуйтесь, праздновать надо с размахом любое мероприятие.

Хорошо организованный праздник запомнится надолго, и желательно, чтобы это были только хорошие воспоминания. Поэтому обязательно продумывайте организации предстоящего праздника.

На этом закругляюсь, не забываем подписываться на обновления блога, с Вами был автор блога « » Меньков Сергей.

Всего доброго счастливо провести время!

PS. Я немного играю на гитаре, поэтому регулярно посещаю Youtube в поисках интересной игры на гитаре, послушайте завораживает!!!

Как составить план. Планирование мероприятий, шагов (10+)

Планирование. Составление плана мероприятий

Самое важное: План должен начинаться с текущего состояния и завершаться тем, что мы хотим получить. Он должен вести нас от нашего сегодняшнего положения к нашей цели . Шаги должны быть настолько мелкими, чтобы было понятно, как сделать каждый шаг , и чтобы можно было понять, какие шаги уже сделаны, а какие предстоит сделать. Для каждого шага должно быть определено время , в которое он должен быть сделан. Это позволяет понимать хронологическую последовательность шагов, четко знать, когда и что нужно делать, оценивать степень выполнения плана. Регулярно контролируйте выполнение плана. Если план выполняют несколько человек, то для каждого шага должен быть задан исполнитель. Также нужно предусмотреть взаимодействие участников с целью координации и контроля своевременности шагов. Желательно понимать, какие шаги зависят от каких предыдущих. Это полезно при корректировке плана, если такая понадобится. При корректировке старайтесь менять шаги, но не сроки. Продумайте, где в плане может что-то пойти не так. Перечислите риски. Составьте резервные планы на случай реализации этих рисков. Вы должны понимать, что будете делать, если что-то пойдет не так, как запланировано.

Планирование (составление плана) - важнейшая составляющая часть достижения цели. Большая задача сама по себе пугает. Непонятно, с какой стороны к ней подступиться. Это демотивирует, вгоняет в депрессию. Наличие понятного исполнимого плана само по себе убеждает в достижимости цели и мотивирует. Единственный способ съесть слона - есть его по частям.

Удобнее всего составлять план в текстовом редакторе или редакторе таблиц, так как нам придется раздвигать строчки, вставлять комментарии и корректировать план на этапе исполнения. На бумаге это делать невозможно. Специализированные программы для планирования я пробовал использовать, но разочаровался, не нашел в них каких-то дополнительных преимуществ по сравнению с обычным редактором таблиц.

Структура плана мероприятий

План состоит из шагов, сгруппированных в этапы. Мелкие этапы могут группироваться в более крупные. Каждый пункт плана должен содержать срок начала и завершения этапа.

Я планирую таким образом. Ставлю цель. Как правильно ставить цели , можно прочесть по ссылке. Для начала в моем плане всего две строчки (первая и последняя): текущее состояние дел и желаемый результат (цель). Далее я иду к середине плана с двух концов. С одной стороны пишу этапы, которые можно предпринять, начиная с текущего состояния (назовем их реальными этапами). С другой стороны пишу условия достижения конечной цели, которые, по моему мнению, ближе, чем сама цель (желаемые этапы). Вставляю эти строчки между первой и последней. Стараюсь найти такие этапы, чтобы они в конце концов встретились, то есть из последнего реального этапа вытекал первый желаемый. Обычно это удается, хотя и не всегда с первого раза. Возможно, понадобится изучить опыт других людей, которые уже решали похожие задачи, посоветоваться. Если цель такая, которую раньше никто не достигал, то все равно ее достижение состоит из этапов, многие из которых другие люди уже проходили. Так что в планировании этих этапов нужно опираться на чужой опыт, а уникальные шаги придется продумывать самому.

Для примера рассмотрим план освоения иностранного языка. В скобках указана последовательность, в которой я добавлял этапы.

• Иностранный язык не знаю (1)
• Выясняю у друзей, знающих язык, как они его выучили (3)
• Подбираю и покупаю самоучитель языка (7)
• Осваиваю язык по самоучителю до уровня "читаю со словарем" (8)
• Записываюсь на курсы с носителем языка, осваиваю произношение и понимание со слуха (9)
• Учу слова, расширяю словарный запас (10)
• Читаю литературу на языке (11)
• Читаю периодику на данном языке через интернет (6)
• Смотрю спутниковые телевизионные программы на данном языке (5)
• Посещаю страну, где говорят на этом языке, для практики (4)
• Иностранный язык знаю на разговорном уровне (2)

Планирование мероприятий по уточнению плана. Контроль и корректировка

Пункты плана после 3-го добавляю по итогам выполнения третьего, то есть выяснения у друзей путей освоения языка. Это нормально. В планах нередко приходится вставлять некоторые исследования, на основе которых потом продолжается планирование. Но важно помнить цель и срок, к которому ее нужно достигнуть. Получив нужные данные, стараемся составить план, приводящий к цели в нужное время.

В сложных планах практически невозможно все запланировать заранее. По итогам одних шагов может появляться информация, влияющая на другие. Я советую запланировать все шаги на основе той информации, которая имеется. По мере выполнения плана, когда будет появляться новая информация, вносить коррективы. Но при этом постоянно удерживать внимание на конечной цели и сроках. Всегда нужно стараться корректировать план так, чтобы сроки не сдвигались. Начать сдвигать сроки легко, остановиться практически невозможно. Корректировка сроков - последний рубеж, когда уже ничего другого предложить нельзя. Мой опыт показывает, что если постоянно контролировать исполнение плана, понимать, что дела идут не так, как планировалось, сразу после возникновения проблем, а не в конце этапа, то удается внести коррективы и выполнить план в срок, несмотря на возникшие сложности.

Так что важнейшим элементом выполнения плана является оценка степени его выполнения. Необходимо регулярно выяснять, идет ли выполнение плана по графику. Это важно и для коллективного, и для индивидуального плана. Как оценить степень выполнения? Для этого нужна достаточная детализация.

Степень детализации плана

Теперь детализирую этапы до такого состояния, чтобы выполнение каждого шага было очевидным и занимало максимум несколько часов. Если детализация выполнена верно, то легко оценить выполнимость каждого шага и можно контролировать, насколько план выполняется.

Например, этап "Выучить 3 000 иностранных слов за год" детализирован недостаточно. Непонятно, реально ли это, как к этому подступиться, невозможно контролировать исполнение. В конце года станет ясно, что план провален, но что-то предпринимать будет поздно.

Такая детализация исправит положение: "Ежедневно изучать десять слов, повторять слова за последние десять дней, повторять слова за день, который был месяц назад, повторять слова за день, который был два месяца назад". Эти шаги понятно как выполнить. Выполнение этих шагов легко контролировать. Вы либо выполнили эти шаги за день, либо нет. Эти шаги приводят к нужном результату - освоению за год 3 000 слов.