Мы собрали всю полезную информацию про онлайн-кассы с 2017 года в одной публикации.

В июле 2016 года был принят 290 Федеральный закон об онлайн-кассах. Этот закон призван внести изменения в положения 54-ФЗ «О применении ККТ». По новым правилам все кассовые аппараты должны с 1 июля 2017 года передавать электронные копии чеков онлайн в налоговую.

Новшества затрагивают даже тех ритейлеров, которые раньше не работали с ККТ — ЕНВДшников и ПСНщиков. Онлайн-кассы для предпринимателей на ЕНВД и ПСН станут обязательными с 1 июля 2018 года.

Изменения 54-ФЗ — это самая глобальная реформа в ритейле за последние 10 лет.

С момента написания статьи вступили в силу несколько важных изменений закона, вышли новые разъяснения от ФНС.

Прочитайте публикацию с актуальной информацией:

Подробнее о том, что сейчас происходит:

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — это кассовый аппарат, который отвечает новым требованиям:

• печатает qr-код и ссылку на чеке,
• отправляет электронные копии чеков в ОФД и покупателям,
• имеет встроенный в корпус фискальный накопитель,
• свободно взаимодействует с аккредитованными ОФД.

Все требования к онлайн-кассам описаны в новом законе и обязательны для всех кассовых аппаратов с 2017 года.

Онлайн-касса — это не обязательно совершенно новый кассовый аппарат. Многие производители дорабатывают кассы, выпущенные ранее.

Например, все кассы и фискальные регистраторы Вики возможно доработать до онлайн-кассы. Цена комплекта доработки — 7500 рублей. В сумме учтена стоимость фискального накопителя (6000 рублей), шильды и документации с новым номером ККТ (1500 рублей). Обновление ПО на всех кассах Вики происходит автоматически.

Новые кассы (доработанные и совсем новые) занесены в специальный реестр моделей ККТ и утверждены Федеральной налоговой службой.

Как работает онлайн-касса и что теперь должно быть на чеке

Процесс продажи на онлайн-кассе теперь выглядит так:

Чек онлайн-кассы содержит:

Если покупатель попросил отправить электронную копию чека, то в бумажном нужно указывать электронную почту клиента или его абонентский номер.

Адрес продажи варьируется в зависимости от вида торговли. Если касса установлена в помещении, то необходимо указать адрес магазина. Если торговля ведётся с автомобиля, то указывается номер и название модели авто. Если товары продаёт интернет-магазин, то на чеке должен быть указан адрес сайта.

Фамилию кассира не нужно указывать в чеках из интернет-магазинов.

Новые термины

Оператор Фискальных Данных (ОФД) — организация, отвечающая за приёмку и передачу фискальных данных в налоговую. Также Оператор хранит эту информацию 5 лет и обеспечивает отправку копий электронных чеков клиентам. Список аккредитованных ОФД представлен на сайте ФНС.

Реестр онлайн-касс — это перечень кассовой техники, готовой к работе по новым правилам и официально одобренной Федеральной налоговой службой России. На декабрь 2016 года реестр контрольно-кассовой техники содержит 43 модели ККТ. Список обновляется, с ним любой желающий может ознакомиться на сайте налоговой. Каждая конкретная касса также вносится в реестр экземпляров ККТ.

Фискальный накопитель шифрует и передаёт фискальные данные в ОФД. ФН пришёл на замену ЭКЛЗ.

Фискальные данные — это информация о финансовых операциях, проводимых на кассе. Технические требования к фискальному накопителю описаны в законе, сейчас на рынке доступна для покупке одна модель фискального накопителя. Каждый экземпляр ФН также внесен в специальный реестр.

Срок действия фискального накопителя для всех предпринимателей разный и зависит от применяемой системы налогообложения:

• ОСНО - 13 месяцев
• УСН, ПСН, ЕНВД - 36 месяцев

Началом срока службы фискального накопителя является дата его активации. Владелец ККТ обязан хранить ФН после замены 5 лет. Менять ФН предприниматель может самостоятельно. Но чтобы избежать проблем с регистрацией или заменой фискального накопителя, мы рекомендуем всё-таки обращаться в сервисные центры.

Купить фискальный накопитель вы можете в своем сервисном центре. Стоимость ФН — от 6000 рублей.

Договор с ОФД — обязательный документ по требованиям нового закона. Без него не получится даже зарегистрировать онлайн-кассу. Однако поменять оператора владелец кассы может в любой момент. Стоимость услуг ОФД — от 3000 рублей в год.

Кто должен перейти на онлайн-кассы

Переход на онлайн-кассы проходит в несколько этапов и затрагивает:

• предпринимателей, которые уже применяют ККТ,
• торговцев акцизными товарами,
• владельцев интернет-магазинов,
• предпринимателей, оказывающих услуги населению и не применяющих кассы, В том числе ИП на ЕНВД, УСН и ПСН,
• владельцы вендинговых и торговых автоматов, а также платежных терминалов.

Предприниматели, которые используют бланки строгой отчетности (БСО), тоже попадают под нововведения.

Форма бланков строгой отчетности меняется. С 1 июля 2018 года все БСО должны быть напечатаны при помощи специальной автоматизированной системы. Эта система — разновидность онлайн-кассы и она тоже передаёт данные онлайн. .

Сроки перехода на онлайн-кассы: 2017-2018 гг.

1 февраля 2017 года	Владельцы вновь регистрируемых ККТ Начинается переход на онлайн-кассы и прекращается замена ЭКЛЗ и регистрация касс по старому порядку.
31 марта 2017 года	Все организации и ИП, которые продают алкоголь ! Исключение: организации и ИП на ЕНВД и ИП на ПСН, которые торгуют слабоалкогольными напитками Продавцы подакцизного алкоголя обязаны применять онлайн-кассы с 1 апреля 2017 года. Продавцы пива, сидра и других слабоалкогольных напитков переходят на онлайн-ККТ в зависимости от выбранной системы налогообложения.
1 июля 2017 года	Организации и ИП на ОСН, УСН и ЕСХН После этой даты нельзя использовать кассы с ЭКЛЗ, все ККТ должны работать с фискальным накопителем.
1 июля 2018 года	Организации и ИП на ЕНВД ИП на ПСН , которые торгуют в розницу и оказывают услуги общественного питания ИП на ЕНВД , если у них есть наемные работники
1 июля 2019 года	Организации и ИП на ЕНВД ИП на ПСН , кроме розничной торговли и общественного питания ИП на ЕНВД без наемных работников , которые торгуют в розницу или оказывают услуги общественного питания Организации и ИП , оказывающие услуги или выполняющие работы, при условии выдачи покупателю БСО

Очень часто предприниматели задают вопрос: «Если компания работает на двух системах налогообложения УСН и ЕНВД, когда переходить на новые правила?»

С 1 июля 2017 года налогоплательщики на УСН должны применять онлайн-кассу. Параллельные режимы налогообложения не играют никакой роли. Кроме того, по каждому режиму пробивается отдельный чек.

Кто освобожден от онлайн-касс

От работы с кассами, как и раньше, освобождены: представители малого бизнеса, оказывающие услуги по ремонту обуви, продавцы на необорудованных рынках, торговцы продукции с цистерн и тележек, газетные киоски, люди, сдающие в аренду собственное жилье, организации с безналичной оплатой, кредитные организации и компании, занятые на рынке ценных бумаг, кондукторы и предприятия общественного питания в образовательных учреждениях.

Религиозные объединения, торговцы предметов народного промысла и почтовых марок тоже могут продолжить работу без ККТ.

Предприниматели в труднодоступных и отдаленных местностях могут работать без кассы. Правда, перечень таких областей определяют руководители на местах.

Как перейти на онлайн-кассу

Переход на онлайн-кассы с 2017 года — фактор, который напрямую влияет на дальнейшую работу бизнеса, подойти к нему следует ответственно.

Главное — не затягивать. Если вы планируете заняться переходом, скажем так, поздней весной, то есть все шансы запоздать с переходом на онлайн-кассу к июлю 2017 года.

Чтобы замена ККТ на онлайн-кассу не доставила неприятностей, рекомендуем заняться этим вопросом уже сейчас.

Опыт внедрения системы ЕГАИС для торговцев алкоголем показал, что предприниматели до последнего откладывают модернизацию оборудования. Это порождает много сложностей: производители онлайн-касс не в успевают подготовить должным образом оборудование, логистические службы испытывают колоссальную нагрузку и срывают сроки, а магазины по всей стране простаивают без возможности законной торговли. Ну или торгуют с риском получить штраф.

Чтобы замена ККТ на онлайн-кассу не доставила неприятностей, рекомендуем заняться этим вопросом уже сейчас.


Выбрать онлайн-кассу для перехода на 54-ФЗ
Решения для любого бизнеса

Порядок перехода на онлайн-кассы

Итак, чтобы перейти на онлайн-кассу мягко, планируйте досконально и действуйте поэтапно:

1. Выясните, можно ли доработать имеющееся оборудование

Обратитесь к производителю вашей кассы. Если технику можно обновить, узнайте цену комплекта доработки для онлайн-кассы и, главное, включен ли в эту стоимость фискальный накопитель.

К этой сумме прибавьте работу ЦТО (или АСЦ) по доработке ККТ. Хотя регистрация кассы и накопителя на сайте ФНС технически не сложная, но даже специалисты, которые проводят регистрацию первый раз, иногда ошибаются. Если ошибётся специалист АСЦ, то ФН (6500 руб.) вам заменят за счет АСЦ. Если ошибку допустите вы, то и платить за замену накопителя придётся вам.

Если вашу кассу можно доработать, не спешите радоваться. Зачастую лучше купить новую онлайн-кассу, чем переделывать старую кассовую технику (стоимость доработки некоторых касс сопоставима со стоимостью новой кассы).

Чтобы не потратить деньги зря, проведите небольшое исследования рынка. Узнайте, сколько стоит доработка ККТ в среднем по рынку (у разных производителей), сколько стоит новая онлайн-касса. Сравните функционал старой доработанной кассы и новой онлайн-кассы. Если каждый шаг и малюсенькая доработка стоит дополнительных 100 рублей — это повод задуматься и поискать альтернативы.

2. Проверьте, есть ли рассматриваемое вами оборудование в реестре ФНС:

• Проверка онлайн-касс - сервис ФНС для проверки экземпляров ККТ.
• Проверка фискальных накопителей - аналогичный сервис для проверки фискальных накопителей (чтобы вам не продали сломанный или уже использованный накопитель).

3. Составьте график замены ЭКЛЗ

Чтобы не переплачивать за работу ЭКЛЗ, уточните когда заканчивается её срок службы. По окончанию работы ЭКЛЗ вам лучше сразу установить фискальный накопитель и перейти на онлайн-кассы.

4. Проведите интернет в магазин

Интернет для онлайн-кассы должен быть стабильным. Уточните, если ли у интернет-провайдеров вашего региона специальные тарифы (также вы можете проконсультироваться в вашем АСЦ). Выясните, что для вас подойдет: проводной интернет или Wi-Fi модем.

5. Уточните наличие обновлений кассовой программы

Если вы работаете с кассовым ПО, например, с товароучетной системой, обязательно выясните, будет она дорабатываться до работы по новым правилам, совместима ли она с онлайн-кассой, сколько будет стоить доработка и когда она будет проведена. Кассы Вики работают со всеми товароучётными системами бесплатно — у нас это базовый функционал.

После всей подготовительной работы определитесь, когда вам переходить на онлайн-кассу.

6. Снимите с учета ФНС старую ККТ

Обратитесь в ваш ЦТО и снимите отчет с ЭКЛЗ. Напишите заявление о снятии с учета и отправляйтесь в налоговую. На руках у вас должно остаться карта владельца ККТ с отметкой о снятии с учета.

7. Выберите ОФД и заключите с ним договор

Это обязательное условие для регистрации онлайн-кассы. Изучите возможные варианты, условия и предоставляемый сервис. Договор ОФД — это оферта в электронном виде, которую вы акцептуете при регистрации на сайте. То есть вам не нужно оформлять бумаги или ехать в отделение.

После заключения договора смело переходите к завершающей части — регистрации онлайн-кассы.

8. Зарегистрируйте онлайн-кассу

Новый закон допускает два варианта регистрации онлайн-кассы: классический и электронный.

Классический способ ничем не отличается от старого. Вы собираете документы, берете новую кассу с фискальным накопителем, идете в налоговую, заполняете заявление и ждёте. Через некоторое время вам выдают регистрационный номер.

Электронный способ регистрации онлайн-кассы позволяет сэкономить время. Чтобы установить онлайн-кассу, вам понадобится электронно-цифровая подпись. Получите её заранее в любом удостоверяющем центре.

Как зарегистрировать онлайн-кассу:

1. На сайте nalog.ru зарегистрируйтесь в личном кабинете.
2. Заполните заявление на сайте ФНС.
3. Введите регистрационный номер онлайн-кассы и фискального накопителя.
4. Заполните реквизиты ОФД.

Если вы всё сделали правильно, ФНС выдаст вам регистрационный номер ККТ. .

Новые штрафы

Штрафовать за нарушения новых правил будет ФНС. Взыскания начнутся уже с 1 февраля 2017 года. Размер взысканий: от 3000 рублей, до запрета торговли.

Процедура оформления административного нарушения стала проще. При первом нарушении в ряде случаев возможно устное предупреждение, но при повторном — приостановка торговли до 3-х месяцев, а это фактически гибель для магазина.

Чтобы избежать проблем, соблюдайте все требования нового законодательства.

Как выбрать онлайн-кассу

Прежде всего, составьте свой собственный список требований к кассе. Определиться с требованиям вам помогут ответы на простые вопросы о вашей торговой точке.

Собираетесь ли вы использовать кассу, как средство автоматизации бизнеса? Если да, то вам понадобится касса, которая умеет работать с распространенными товароучётными системами (1С и производными). Если не собираетесь — выбирайте кассу, которая, по крайней мере, умеет выгружать данные о продажах в таблицы Excel.

Продаете ли вы или собираетесь продавать алкоголь? Если ответ положительный, то касса должна быть адаптирована для ЕГАИС, то есть поддерживать работу с УТМ и иметь функции, например, списания остатков.

Есть ли у вас знакомый или штатный айти-специалист? Теперь касса — это ИТ-система, в которую входит не только кассовый аппарат, но также интернет-соединение, связь с ОФД и криптографическое средство. Если у вас в штате не предусмотрен сотрудник, который сможет провести оперативную диагностику всей системы в случае поломки, то имеет смысл заключить договор с сервисным центром.

Определившись с основными характеристиками, вы сможете принять решение.

Пример: выбрать кассу для магазина у дома

Допустим, у вас небольшой магазин «у дома»: в ассортименте есть пиво и другой некрепкий алкоголь. Торговля идёт хорошо, но вы хотите увеличить продажи, не замораживая при этом, большие суммы в товаре. В штате у вас есть 1 кассир, ему на смену выходите вы лично.

Получается, что вам нужна касса, которая поддерживает ЕГАИС, работу с товароучётными системами и вам понадобится техническая поддержка.

Вам подойдёт касса Вики Мини Ф — она полностью соответствует требованиям 54-ФЗ, имеет все функции, необходимые для работы с ЕГАИС и совместима со всеми товароучётными системами. Техническую поддержку вам окажет региональный сертифицированный партнёр, у которого вы купите кассу.

Пример: выбрать кассу для парикмахерской

Или иначе: у вас несколько парикмахерских салонов по городу. Естественно, никаким алкоголем вы не торгуете и не собираетесь. Информацию о клиентах вы собираете в общую ЦРМ-систему. В штате есть компьютерщик, который эту систему настраивает и помогает решать другие технические проблемы.

В этом случае, вам достаточно бюджетного комплекта: ККТ Вики Принт 57 Ф и системного блока Вики Микро. Все необходимые инструкции ваш технический специалист найдёт в разделе поддержки «Дримкас» и ОФД, который вы выберете.

Если у вас не обычная парикмахерская, а салон премиум-класса, то вам больше подойдёт комплект Вики Классик и Вики Принт 80 Плюс Ф — он не сильно отличается по функциям от бюджетных касс, но его дизайн разработан специально для бутиков, салонов и дорогих кафе.

Выберите свою онлайн-кассу

Требованиям 54-ФЗ и ЕГАИС полностью отвечают кассы Вики.

Лента, сохраняющая информацию обо всех кассовых операциях, имеет конечный ресурс. Когда он исчерпывается, а также при некоторых других условиях ЭКЛЗ нужно заменять. Процесс этот предприниматель не может осуществить собственными силами и средствами, он регламентируется определенными правилами и проходит по общепринятой процедуре.

Почему ЭКЛЗ нужно менять

ЭКЛЗ – это блок флэш-памяти объемом около 16 мегабайт, в который входит система генерации криптографического кода. Все операции, производимые на контрольно-кассовом механизме, заносятся в эту память, их невозможно корректировать или стереть. Очевидно, что рано или поздно ресурс памяти будет исчерпан. Производители ЭКЛЗ лимитируют запас информации, подлежащей хранению, 100 тыс. чеков.

У ЭКЛЗ есть также временной ресурс, который не зависит от объема заполнения памяти.

Любая ЭКЛЗ рассчитана на работу в течение года плюс один дополнительный месяц.

По истечении этого времени после активации система автоматически блокируется.

Обязательное условие для законного использования ЭКЛЗ – своевременная замена этого блока. Порядок и условия замены регламентированы п.10 «Положения о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта контрольно-кассовых машин в Российской Федерации».

Условия замены ЭКЛЗ

Предпринимателю важно знать, что менять блок ЭКЛЗ нужно не тогда, когда он уже перестал функционировать, а заблаговременно.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы это время не оказалось упущенным, устройство ЭКЛЗ заранее выдает на чеках предупреждающую надпись о том, что память близка к заполнению. После первого появления такого уведомления обычно у предпринимателя есть около 3 месяцев для того, чтобы осуществить необходимую процедуру.

Кроме заполнения ресурса, есть и другие факторы, влекущие за собой обязательную замену ЭКЛЗ. Рассмотрим все обстоятельства, требующие немедленной замены ЭКЛЗ.

1. Заполнение блока памяти на 9/10 или выше. При такой информации, выданной кассовым аппаратом, нужно незамедлительно предпринять шаги по замене, чтобы блокировка не произошла в самый неожиданный момент.
2. Истечение эксплуатационного срока записывающего устройства. Даже если память не заполнена, после года службы устройство надо заменять, для этого предпринимателю и дается еще один дополнительный месяц, гарантирующий работу ЭКЛЗ.
3. Проблемы с работой ЭКЛЗ. Если обнаружены неисправности или отказ оборудования, после первого же сбоя в работе предписывается обратиться в центр технического обслуживания. Работать на кассовом аппарате с недействующим или некорректно работающим устройством ЭКЛЗ запрещается.
4. Перерегистрация кассового аппарата. Если ККМ сменил владельца, ЭКЛЗ должна быть заменена вне плана: новый предприниматель – новая история движения средств.

Заменяем по плану и по гарантии

Все операции с ЭКЛЗ уполномочены производить только специалисты, имеющие сертификат на подобные действия. Самостоятельно что-либо предпринимать по отношению к ЭКЛЗ предприниматель или кассир не имеет права.

Просто пришло время

О том, что настало время побеспокоиться о замене ЭКЛЗ, система проинформирует вас самостоятельно:

• когда истечет 11 месяцев с начала эксплуатации;
• кода блок памяти окажется близким к заполнению.

Определенный временной ресурс после появления предупреждений у хозяина ККМ имеется, но лучше не затягивать и своевременно начать процедуру, ведь она не так уж проста.

В случае плановой замены все расходы ложатся на плечи предпринимателя, которому придется оплатить:

• стоимость нового устройства ЭКЛЗ;
• услуги специалиста;
• дополнительно – по желанию заказчика, можно заказать выезд специалиста к месту установки кассового аппарата (тогда не придется везти ККМ в центр технического обслуживания), а также услуги по согласованию перерегистрации в налоговой инспекции.

ВАЖНО! Специалист приступит к работе только после погашения всех необходимых платежей. Имеющаяся задолженность или несвоевременный платеж могут сорвать плановую замену ЭКЛЗ, что обернется дополнительными неприятностями в налоговой и в итоге выльется в гораздо большие расходы в виде штрафа.

Процедура плановой замены

Итак, аппарат после распечатки Z-отчета выдал фразу о том, что память устройства скоро будет заполнена. Какие шаги нужно последовательно предпринять?

1. Связаться с ЦТО и подать заявку на замену, согласовав день и время.
2. Счет на оплату, выставленный руководством ЦТО, должен быть полностью погашен.
3. С помощью информации, содержащейся в последнем Z-отчете, специалистом ЦТО формируются акты о техническом освидетельствовании ККМ, а также акт передачи аппарата на ответственное хранение (в случае замены в ЦТО).
4. Составленные акты передаются ответственным лицам заказчика для передачи в налоговую инспекцию для перерегистрации.
5. Обращение в налоговую, где необходимо получить подпись и печать на (1 часть), что и явится официальным разрешением на осуществление замены ЭКЛЗ. При визите к налоговикам необходимо иметь при себе определенный пакет документов.
6. Само проведение замены техническим специалистом.
7. Второй визит в налоговую для получения подписи на второй части акта КМ-2 (не забудьте предоставить все необходимые документы). 3 экземпляра этого акта распределяются следующим образом: один остается в ИНФС, второй остается у предпринимателя, а третий заказчик возвращает в ЦТО.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! С момента подписания ч.1 КМ-2 и до получения второй подписи (между пунктами 5 и 7) работать на кассовом аппарате со снятой ЭКЛЗ строго запрещено.

Фирма гарантирует

Изготовитель предоставляет на проданные им блоки ЭКЛЗ гарантию. Если устройство выйдет из строя до истечения 12 месяцев после активации, и в этом не будет вины использующего его предпринимателя, поставщик осуществит гарантийную замену. При этом должны соблюдаться все следующие условия:

• блок, записывающий информацию, был активирован правильно;
• память ЭКЛЗ заполнена не до 100%;
• не производилось самостоятельных попыток манипулировать с блоком ЭКЛЗ;
• заявка на замену подана в течение 12 месяцев со дня активации (дополнительный 13 месяц работы уже не подлежит гарантии);
• техническая экспертиза, проведенная производителем, вынесла положительное решение о гарантийной замене.

Порядок действий при гарантийной замене

Обнаружив неисправность в работе ЭКЛЗ до истечения гарантийного срока, необходимо предпринять следующие шаги.

1. Немедленно известить центр технического обслуживания либо самому привезти туда вышедший из строя аппарат. С собой иметь последний Z-отчет и паспорт ЭКЛЗ, заверенный подписью и печатью организации.
2. Тестирование проблемного блока ЭКЛЗ (производят специалисты ЦТО). При этом вся фискальная информация из него копируется на дополнительный внешний носитель.
3. При подтверждении неисправности составляется акт технического освидетельствования и заполняется ч.1 формы КМ-2.
4. На основании этих документов составляется заявка на экспертизу, которую проводит Генеральный поставщик (на это потребуется 3-5 дней). Положительное решение дает право на гарантийную замену ЭКЛЗ.
5. Форма КМ-2 и техническое заключение передаются заказчику для согласования в налоговой.
6. Действия по получению разрешения в налоговой и произведению работ по замене аналогичны п.5-7 плановой замены ЭКЛЗ.

Пакет документов для налоговой для замены ЭКЛЗ

Отправляясь к налоговикам для оформления разрешения на замену ЭКЛЗ, предпринимателю необходимо взять с собой:

• формуляр кассового аппарата (паспорт ККМ);
• дополнительный лист, характеризующий версию ККМ;
• паспорт ЭКЛЗ, требующей замены;
• журнал кассира (форма КМ-4);
• печать предприятия или ИП (если таковая имеется);
• бланк заявления на замену (получить в ЦТО);
• договор на техническое обслуживание кассового аппарата;
• документ, полученный после первого обращения в ЦТО, который и необходимо завизировать в налоговой (ч.1 формы КМ-2).

После того, как замена произведена, это нужно зафиксировать еще одной визой налоговиков, для чего при себе необходимо будет иметь:

• формуляр ККМ;
• паспорт вашей версии аппарата с дополнительным листом;
• паспорт ЭКЛЗ, которая теперь стоит в вашем аппарате;
• журнал по вызовам технических специалистов (форма КМ-8).

ПОМНИТЕ! При любой замене ЭКЛЗ снятые ленты останутся у предпринимателя. Он должен сохранять их в неприкосновенности в течение предусмотренных законом 5 лет, для чего нужно строго соблюдать условия хранения, обозначенные в паспорте ЭКЛЗ.

Появились разъяснения Минфина России, касательно сроков эксплуатации ЭКЛЗ в 2017 году.

Срок действия ЭКЛЗ в 2017 году

24 ноября 2016 года в Минфине состоялось совещание по вопросу о переходе на применение новых типов ККТ. В приложении №2 к Протоколу совещания имеются ответы на вопросы предпринимателей о порядке применения новых кассовых аппаратов. Среди ответов имеется и ответ на вопрос, который последние несколько месяцев интересует всех предпринимателей, использующих ККТ. Суть вопроса в том, можно ли сейчас заменить ЭКЛЗ и доработать на старой кассе до окончания срока действия ЭКЛЗ, т.е. полных 13 месяцев. Ответ чиновников не порадует предпринимателей. Так как продление сроков переходного периода не планируется, приобретенная и активизированная до 01.02.17 ЭКЛЗ будет использоваться менее установленного срока действия . Фактически использовать ЭКЛЗ можно до 1 июля 2017 года.

Как быть?

О том как поступить в этой ситуации, мы уже писали на нашем сайте в статье « «.

Отдельно чиновники отмечают, что на складах производителей ЭКЛЗ имеется значительные запасы ЭКЛЗ, которые могут оказаться не востребованными в условиях нового законодательства, в связи с чем наблюдается тенденция к снижению их стоимости, иногда в два, а то и в три раза. Так что если вы решите поменять ЭКЛЗ до февраля 2017 года, требуйте у ЦТО скидку, чтобы снизить возможные потери, связанные с сокращением срока действия ЭКЛЗ в составе ККТ.

Контрольная лента нужна для сохранения информации о производимых в течение дня кассовых операциях. При замене ЭКЛЗ порядок действий в 2018 году зависит от причин обновления этой детали – поломка или достижение показателя планового износа. Причём устройство не может быть заменено работниками самостоятельно: для этой процедуры необходимо привлекать компанию, обслуживающую ККМ.

Причины и условия обновления блока ЭКЛЗ

ЭКЛЗ представляет собой устройство со встроенной флэш-памятью и системой криптографического шифрования данных. Максимальный объем сохраняемой информации составляет 16 мегабайт. Все проведенные платежные операции автоматически записываются на контрольной ленте. Эти сведения невозможно откорректировать или частично изъять.

ЭКЛЗ содержит защищенную от внешнего воздействия контрольную ленту, на которой отражена информация по каждому выбитому чеку. Блок памяти опломбируют и этим обеспечивают сохранность его внутренних элементов от несанкционированного доступа пользователей.

Срок действия ЭКЛЗ зависит от двух факторов:

1. Запас фиксируемой информации ограничен объемом чеков, равным 100 тыс. экземпляров.
2. Истечение временнОго ресурса работы блока, который устанавливает производитель на уровне 1 года с одним дополнительным месяцем.

При исчерпании любого из лимитов работа ЭКЛЗ приостанавливается, функционирование ККМ блокируется.

Узнать о том, что скоро нужна замена ЭКЛЗ, можно из появившегося на z-отчете предупреждения о нехватке памяти. После первого уведомления об исчерпании ресурса работы до блокировки ККМ проходит около 3-х месяцев.

Назовём условия, возникновение которых служит причиной обязательного обновления блока ЭКЛЗ:

• память заполнена на 9/10;
• отведенный производителем эксплуатационный срок подходит к завершению;
• сбои в функционировании ЭКЛЗ;
• проведение процедуры перерегистрации кассового аппарата.

Порядок замены блока с контрольной лентой

Для обновления внутренних элементов кассового аппарата, отвечающих за накопление фискальных данных, необходимо заключить договор со специализированной компанией. При наличии действующего соглашения сразу оформляют заявку на ремонт. Уведомить о необходимости планового или гарантийного обновления ККМ должен руководитель предприятия или его доверенное лицо.

При плановой замене устройства расходы по оплате услуг привлекаемых специалистов производят за счет компании, эксплуатирующей кассовый аппарат. В стоимость услуги входит:

• покупка нового блока ЭКЛЗ;
• оплата тарифа работы специалиста, проводящего замену;
• доставка ККМ в сервисный центр или оплата проезда специалиста к месту установки оборудования.

Алгоритм действий субъекта хозяйствования при плановой замене блока с памятью ККТ таков:

Если в течение первого года эксплуатации устройство вышло из строя, но память не исчерпала свой ресурс, замена поврежденного элемента происходит в рамках гарантийного обслуживания. В этом случае пользователь ККМ передает аппарат в ЦТО вместе с приложенным к нему:

• последним зед-отчетом;
• паспортом ЭКЛЗ.

При ремонте всю накопленную фискальную информацию переносят на внешний носитель. По выявленным неполадкам оформляют акт и заявку на экспертизу генеральным поставщиком с последующим обновлением неисправных элементов.

Документальное подтверждение процесса замены

При обновлении блока памяти в кассовом аппарате этот факт должен быть зарегистрирован в Налоговой службе. Для этого в ФНС необходимо представить:

• паспорт кассового аппарата;
• документ, отражающий информацию о версии устройства;
• паспорт на заменяемый блок ЭКЛЗ;
• журнал по форме КМ-4;
• заявление на замену на бланке, выданном в ЦТО;
• действующее соглашение на ТО кассового аппарата;
• оформленная первая часть бланка КМ-2, которую визирует специалист ФНС.

После проведения всех процедур по замене блока памяти в налоговую инспекцию надо принести паспорт на новый блок ЭКЛЗ с формуляром ККМ и журналом по форме КМ-8. Также обязательно прикладывают дополнительный лист и паспорт на сам кассовый аппарат.

Тем, кто не успел обновить контрольно-кассовую технику или купить кассы нового образца, с 1 июля грозит штраф за несвоевременную замену ЭКЛЗ. Чтобы избежать штрафа и как можно быстрее оборудовать торговые точки кассами, которые отвечают требованиям законодательства, нужно правильно обновить и перерегистрировать технику.

Мы расскажем о том, что нужно для замены ЭКЛЗ, сколько стоит замена ЭКЛЗ на ККМ, и в каком порядке эта процедура проводится.

Порядок действий для замены ЭКЛЗ в 2017 году и перерегистрации кассы в налоговой, сроки замены ЭКЛЗ и регистрации модернизированной кассы определены новой редакцией закона «О применении контрольно-кассовой техники». Обратите внимание, что речь идет о процедуре замены ЭКЛЗ на фискальный накопитель (ФН). Замена старых ЭКЛЗ на новые с 1 февраля 2017 не осуществляется, и кассы старого образца не регистрируют.

Замена ЭКЛЗ: порядок действий

Основные этапы замены ЭКЛЗ на ФН:

1. Уточнить, можно ли заменить ЭКЛЗ на ФН в кассовом аппарате конкретной модели. Узнать это можно в сервисном центре производителя ККТ или в ЦТО.
2. Перед заменой ЭКЛЗ в налоговой снять старую кассу с учета.
3. Обратиться в ЦТО для модернизации кассы и заключить договор о замене ЭКЛЗ на ФН (подать заявление на замену).
4. Купить специальный комплект доработки (фискальный накопитель, встраиваемый модем для кассового аппарата и диск с программным обеспечением).
5. Извлечь из корпуса кассового аппарата ЭКЛЗ и установить вместо нее ФН с модемом.
6. Заключить договор с ОФД, или оператором фискальных данных - организацией, которая передает данные о каждой продаже в зашифрованном виде в ИФНС.
7. Зарегистрировать после замены ЭКЛЗ в ИФНС обновленную ККМ и ФН.
8. Установить и настроить модернизированную кассу.

Замена ЭКЛЗ в ЦТО и регистрация в налоговой модернизированной кассы не потребуют много времени. Старую кассу снимают с учета в течение пяти дней. Если у вас есть электронная цифровая подпись, вы можете зарегистрировать обновленную кассу в режиме онлайн - в личном кабинете на сайте налоговой. Порядок замены ЭКЛЗ при этом не меняется.

После замены ЭКЛЗ кассовому аппарату в налоговой присвоят новый номер и новое наименование, согласно реестру. Выполнив в срок замену ЭКЛЗ и регистрацию, вы сможете сразу начать пользоваться обновленной кассой.

Комплекты для доработки касс можно купить в авторизованных сервисных центрах производителей ККТ, в ЦТО или других уполномоченных организациях, которые обслуживают контрольно-кассовую технику. Если вы хотите заменить контрольную ленту на фискальный накопитель самостоятельно, инструкцию по замене ЭКЛЗ, регламент и другую полезную информацию можно также запросить у производителя ККТ или в ЦТО.

В среднем, расходы по замене ЭКЛЗ на ФН для одного кассового аппарата составляют от 5 до 13 тысяч рублей, в зависимости от класса ККТ и сложности модернизации конкретной модели. Сроки замены ЭКЛЗ и регистрации в налоговой зависят от загруженности ЦТО и сотрудников ИФНС. Регистрация онлайн в большинстве случаев занимает меньше времени, чем при личном посещении налоговой.

Если вам нужно заменить ЭКЛЗ сразу в нескольких кассах или в сети магазинов, быстрее и выгоднее будет купить . Облачные кассы i-Retail - это онлайн-приложения, которые выполняют все функции современных касс:

• оформляют продажу товаров и услуг,
• печатают чек и отправляют его в электронном виде покупателю,
• передают данные о каждой транзакции онлайн в ИФНС.

Облачные кассы полностью отвечают закону 54-ФЗ, и их можно использовать вместо обычных ККМ. Все, что понадобится для работы, - установить приложение на ноутбук, планшет или смартфон на платформе iOS или Android.

Цены на облачные кассы сравнимы со стоимостью касс нового образца, но бюджетных моделей. Облачные приложения при этом умеют несравнимо больше: с их помощью вы сможете создать товарную базу неограниченного объема, мгновенно развертывать новые рабочие места для кассиров и оптимизировать торговлю, когда бизнес расширится.

Опробовать облачную кассу i-Retail и убедиться, насколько она подходит вашему магазину, можно бесплатно.